DPO (Data Protection Officer): Ο Πλήρης Οδηγός για Επιχειρήσεις

Ακούτε συνεχώς για τον GDPR και τα υψηλά πρόστιμα, αλλά ο όρος «Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων» σας φαίνεται ένας περίπλοκος γρίφος; Αναρωτιέστε αν η επιχείρησή σας είναι υποχρεωμένη να έχει έναν dpo και πώς αυτός ο ρόλος μπορεί να λειτουργήσει ως ασπίδα προστασίας και όχι ως ένα ακόμη περιττό έξοδο; Δεν είστε οι μόνοι. Η σύγχυση γύρω από τις υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων είναι ένα από τα μεγαλύτερα άγχη για τις σύγχρονες επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους.

Σε αυτόν τον πλήρη οδηγό, είμαστε εδώ για να ρίξουμε φως στο τοπίο. Θα απομυθοποιήσουμε τον ρόλο του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων, θα αναλύσουμε με απλά και κατανοητά λόγια τις αρμοδιότητές του και θα σας βοηθήσουμε να αξιολογήσετε αν και πότε τον χρειάζεστε πραγματικά. Θα εξετάσουμε μαζί τις επιλογές σας, από τον εσωτερικό υπάλληλο μέχρι την εξωτερική ανάθεση, ώστε να πάρετε τη σωστή στρατηγική απόφαση για εσάς. Ετοιμαστείτε να μετατρέψετε την αβεβαιότητα σε σιγουριά και να κάνετε το επόμενο, ασφαλές βήμα για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.

Τι είναι ο DPO και γιατί είναι κρίσιμος για την επιχείρησή σας;

Στο σημερινό ψηφιακό τοπίο, τα δεδομένα δεν είναι απλώς πληροφορία, αλλά ένα από τα πολυτιμότερα περιουσιακά στοιχεία μιας επιχείρησης. Η σωστή διαχείρισή τους, όμως, απαιτεί εξειδίκευση και συνεχή επαγρύπνηση. Εδώ ακριβώς αναλαμβάνει δράση ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων, ευρύτερα γνωστός με τα αρχικά Data Protection Officer (DPO). Με απλά λόγια, ο DPO είναι ο εξειδικευμένος σύμβουλος και επόπτης σας για όλα τα θέματα που αφορούν την προστασία προσωπικών δεδομένων, με κεντρικό σημείο αναφοράς τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR).

Είναι σημαντικό να αποσαφηνιστεί ότι ο ρόλος του δεν είναι τιμωρητικός. Αντιθέτως, λειτουργεί προληπτικά και συμβουλευτικά. Ο dpo είναι ο στρατηγικός συνεργάτης που θα χαρτογραφήσει τις διαδικασίες σας, θα εντοπίσει πιθανά ρίσκα και θα προτείνει λύσεις για να θωρακίσει την επιχείρησή σας. Σκοπός του είναι να διασφαλίσει ότι η εταιρεία σας όχι μόνο συμμορφώνεται με το νομικό πλαίσιο, αλλά και ότι χτίζει μια σχέση εμπιστοσύνης με τους πελάτες της, προστατεύοντάς την από τα υπέρογκα πρόστιμα του GDPR και διαφυλάσσοντας την πολύτιμη φήμη της.

Η σημασία του DPO στη σύγχρονη ψηφιακή εποχή

Σε μια εποχή που οι παραβιάσεις δεδομένων γίνονται πρωτοσέλιδα, η διαφάνεια στη διαχείρισή τους είναι αδιαπραγμάτευτη. Ο DPO βοηθά την επιχείρησή σας να αποδείξει έμπρακτα τον σεβασμό της στην ιδιωτικότητα, μετατρέποντας μια νομική υποχρέωση σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Πέρα από την απλή συμμόρφωση, λειτουργεί ως στρατηγικός σύμβουλος, βοηθώντας στην ενσωμάτωση της αρχής «privacy by design» σε νέα προϊόντα και υπηρεσίες, ενισχύοντας την καινοτομία και την εμπιστοσύνη των πελατών.

GDPR και DPO: Μια αδιάρρηκτη σχέση

Η θέση του DPO καθιερώθηκε και απέκτησε κεντρική σημασία με την εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR) το 2018. Ο κανονισμός αυτός έθεσε νέους, αυστηρούς κανόνες για τη συλλογή, επεξεργασία και αποθήκευση προσωπικών δεδομένων. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, ο DPO αποτελεί την επίσημη γέφυρα επικοινωνίας μεταξύ της επιχείρησής σας, των πολιτών που σας εμπιστεύονται τα δεδομένα τους, και των εποπτικών αρχών, όπως η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην Ελλάδα.

Πότε είναι υποχρεωτικός ο ορισμός DPO για μια επιχείρηση;

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) είναι απόλυτα σαφής σχετικά με τις προϋποθέσεις που καθιστούν υποχρεωτικό τον ορισμό ενός Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων. Είναι σημαντικό να τονιστεί ότι η υποχρέωση αυτή δεν εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης ή τον αριθμό των εργαζομένων, αλλά από τη φύση, το πλαίσιο και την κλίμακα της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Ο GDPR ορίζει τρεις συγκεκριμένες περιπτώσεις όπου ο ρόλος αυτός είναι απαραίτητος.

Περίπτωση 1: Δημόσιοι φορείς και αρχές

Κάθε δημόσιος φορέας ή αρχή, ανεξαρτήτως του είδους των δεδομένων που επεξεργάζεται, οφείλει να ορίσει DPO. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν οργανισμοί όπως υπουργεία, δήμοι, περιφέρειες, δημόσια νοσοκομεία και πανεπιστήμια. Η απαίτηση αυτή πηγάζει από την αυξημένη ευθύνη που φέρουν οι δημόσιες αρχές κατά τη διαχείριση των δεδομένων των πολιτών, διασφαλίζοντας διαφάνεια και λογοδοσία.

Περίπτωση 2: Συστηματική παρακολούθηση σε μεγάλη κλίμακα

Η υποχρέωση επεκτείνεται σε επιχειρήσεις των οποίων οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν την τακτική και συστηματική παρακολούθηση φυσικών προσώπων σε μεγάλη κλίμακα. Η παρακολούθηση μπορεί να αφορά τόσο τη διαδικτυακή συμπεριφορά όσο και την παρακολούθηση σε φυσικούς χώρους.

• Παράδειγμα 1: Μια εταιρεία security που παρακολουθεί εμπορικά κέντρα μέσω ενός εκτεταμένου δικτύου καμερών (CCTV).
• Παράδειγμα 2: Ένας πάροχος τηλεπικοινωνιών που επεξεργάζεται δεδομένα τοποθεσίας και κίνησης των συνδρομητών του.
• Παράδειγμα 3: Μια εταιρεία που αναλύει τη διαδικτυακή συμπεριφορά χρηστών (profiling) για σκοπούς στοχευμένης διαφήμισης.

Περίπτωση 3: Επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων

Όταν οι κύριες δραστηριότητες μιας εταιρείας περιλαμβάνουν την επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων (ευαίσθητα δεδομένα) σε μεγάλη κλίμακα, ο ορισμός DPO είναι επιβεβλημένος. Τέτοια δεδομένα περιλαμβάνουν πληροφορίες για την υγεία, τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές πεποιθήσεις, καθώς και βιομετρικά ή γενετικά δεδομένα.

• Παράδειγμα 1: Ένα ιδιωτικό νοσοκομείο ή ένα διαγνωστικό κέντρο που διαχειρίζεται ιατρικούς φακέλους χιλιάδων ασθενών.
• Παράδειγμα 2: Μια ασφαλιστική εταιρεία που επεξεργάζεται δεδομένα υγείας για την τιμολόγηση των συμβολαίων της.

Ακόμα και αν η επιχείρησή σας δεν εμπίπτει αυστηρά στις παραπάνω κατηγορίες, ο εθελοντικός ορισμός ενός dpo αποτελεί βέλτιστη πρακτική και στρατηγική κίνηση. Αποδεικνύει έμπρακτα τη δέσμευσή σας στην προστασία των δεδομένων, ενισχύει την εμπιστοσύνη των πελατών και μπορεί να λειτουργήσει ως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η κατανόηση για τις αρμοδιότητες ενός DPO, όπως περιγράφονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αναδεικνύει την αξία που προσφέρει στη διασφάλιση της συμμόρφωσης και στη διαχείριση κινδύνων.

Οι βασικές αρμοδιότητες και τα καθήκοντα ενός DPO

Ο ρόλος του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) δεν είναι απλώς ένας τυπικός έλεγχος. Είναι ένας στρατηγικός σύμβουλος και επόπτης που διασφαλίζει ότι η επιχείρηση πλοηγείται με ασφάλεια στο σύνθετο τοπίο του GDPR. Λειτουργεί ως ανεξάρτητος εμπειρογνώμονας, συνεργάζεται στενά με όλα τα τμήματα – από το IT και το HR μέχρι το Marketing – αλλά αναφέρεται απευθείας στην ανώτατη διοίκηση για να διασφαλίζεται η αυτονομία του.

Είναι σημαντικό να τονιστεί ότι ο DPO δεν λαμβάνει τις επιχειρηματικές αποφάσεις για την επεξεργασία δεδομένων. Αντιθέτως, συμβουλεύει, καθοδηγεί και παρακολουθεί τη συμμόρφωση, λειτουργώντας ως ο θεματοφύλακας της ιδιωτικότητας και της εμπιστοσύνης που δείχνουν οι πελάτες και οι εργαζόμενοι στην εταιρεία.

Ενημέρωση, εκπαίδευση και συμβουλές

Ένα από τα κύρια καθήκοντα του DPO είναι να καλλιεργήσει μια κουλτούρα προστασίας δεδομένων σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτό το πετυχαίνει μέσω συνεχούς ενημέρωσης, εκπαίδευσης και παροχής εξειδικευμένων συμβουλών.

• Ενημερώνει τη διοίκηση και το προσωπικό για τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον GDPR και τη σχετική εθνική νομοθεσία.
• Παρέχει συμβουλές για τη διενέργεια Εκτιμήσεων Αντικτύπου (DPIA) πριν την έναρξη νέων έργων που περιλαμβάνουν επεξεργασία δεδομένων υψηλού κινδύνου.
• Οργανώνει εκπαιδευτικά προγράμματα για την ευαισθητοποίηση του προσωπικού σε θέματα ασφάλειας και προστασίας δεδομένων.

Παρακολούθηση της συμμόρφωσης (Monitoring)

Ο DPO λειτουργεί ως ο εσωτερικός ελεγκτής της εταιρείας για θέματα GDPR. Ο ρόλος του δεν είναι να επιβάλλει, αλλά να παρακολουθεί και να ελέγχει εάν οι πολιτικές και οι διαδικασίες που έχουν τεθεί σε εφαρμογή τηρούνται σωστά και παραμένουν αποτελεσματικές.

• Ελέγχει την τήρηση των εσωτερικών πολιτικών προστασίας δεδομένων και των σχετικών διαδικασιών.
• Συμμετέχει ή διενεργεί εσωτερικούς ελέγχους (audits) για τον εντοπισμό πιθανών κενών συμμόρφωσης και προτείνει διορθωτικές ενέργειες.
• Παρακολουθεί τη συνεπή και ακριβή τήρηση των αρχείων δραστηριοτήτων επεξεργασίας (Άρθρο 30 του GDPR).

Συνεργασία και σημείο επαφής

Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων αποτελεί τη γέφυρα επικοινωνίας μεταξύ της εταιρείας, των εποπτικών αρχών και των πολιτών. Η διαφάνεια και η άμεση ανταπόκριση είναι κλειδιά για την οικοδόμηση και διατήρηση της εμπιστοσύνης.

• Λειτουργεί ως το κεντρικό σημείο επαφής για την εποπτική αρχή (στην Ελλάδα, την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα – ΑΠΔΠΧ).
• Είναι το πρόσωπο επικοινωνίας για τα υποκείμενα των δεδομένων (πελάτες, εργαζόμενοι) που θέλουν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους.
• Συντονίζει και διαχειρίζεται τα αιτήματα των υποκειμένων, όπως το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη») των δεδομένων τους.

Εσωτερικός DPO vs. Εξωτερικές Υπηρεσίες DPO: Τι να επιλέξετε;

Η απόφαση για τον τρόπο κάλυψης της θέσης του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) είναι στρατηγικής σημασίας για κάθε επιχείρηση. Η επιλογή ανάμεσα σε ένα εσωτερικό στέλεχος και την ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη εξαρτάται από το μέγεθος, τους πόρους, την πολυπλοκότητα των δεδομένων που επεξεργάζεστε και τη συνολική στρατηγική σας. Ας αναλύσουμε τα δύο βασικά μοντέλα για να βρείτε ποιο ταιριάζει καλύτερα στις δικές σας ανάγκες.

Το μοντέλο του Εσωτερικού DPO

Σε αυτό το μοντέλο, η εταιρεία ορίζει ένα υπάρχον στέλεχος ή προσλαμβάνει έναν νέο υπάλληλο αποκλειστικά για τον ρόλο του DPO. Αυτή η προσέγγιση προσφέρει άμεση ενσωμάτωση στην καθημερινότητα και την κουλτούρα της επιχείρησης.

• Πλεονεκτήματα:
  • Βαθιά γνώση: Ο εσωτερικός DPO κατανοεί σε βάθος τις εσωτερικές διαδικασίες, τα συστήματα και την εταιρική κουλτούρα.
  • Άμεση Διαθεσιμότητα: Είναι πάντα παρών για να απαντήσει σε ερωτήματα και να διαχειριστεί άμεσα τυχόν περιστατικά.
• Μειονεκτήματα:
  • Κίνδυνος σύγκρουσης συμφερόντων: Εάν ο ρόλος ανατεθεί σε στέλεχος με άλλες αρμοδιότητες (π.χ. IT Manager, HR Director), υπάρχει κίνδυνος οι επιχειρηματικοί στόχοι να συγκρουστούν με τις υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων.
  • Κόστος & Εκπαίδευση: Το κόστος πρόσληψης και συνεχούς εκπαίδευσης ενός εξειδικευμένου στελέχους είναι υψηλό, ενώ η εύρεση κατάλληλου υποψηφίου με την απαιτούμενη τεχνογνωσία αποτελεί μεγάλη πρόκληση.

Το μοντέλο του Εξωτερικού DPO (DPO as a Service)

Η ανάθεση των καθηκόντων DPO σε έναν εξωτερικό, εξειδικευμένο πάροχο, γνωστή και ως ‘DPO as a Service’, αποτελεί μια σύγχρονη, ευέλικτη και οικονομικά αποδοτική λύση. Είναι ιδανική για τις περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜμΕ) που χρειάζονται πρόσβαση σε υψηλού επιπέδου γνώση χωρίς το βάρος μιας μόνιμης πρόσληψης.

• Πλεονεκτήματα:
  • Υψηλή Εξειδίκευση: Έχετε πρόσβαση σε μια ομάδα ειδικών με πολυετή εμπειρία σε νομικά, τεχνικά και οργανωτικά θέματα GDPR.
  • Αντικειμενικότητα: Ο εξωτερικός συνεργάτης λειτουργεί ανεξάρτητα, χωρίς εσωτερικές πιέσεις, διασφαλίζοντας την αμερόληπτη συμμόρφωση.
  • Προβλέψιμο Κόστος: Το κόστος είναι συνήθως μια σταθερή μηνιαία ή ετήσια αμοιβή (€), χωρίς κρυφές χρεώσεις για εκπαίδευση ή εξοπλισμό.
• Μειονεκτήματα:
  • Μικρότερη Ενσωμάτωση: Αν και η επικοινωνία είναι συνεχής, ο εξωτερικός συνεργάτης δεν αποτελεί μέρος της καθημερινής ζωής του γραφείου.

Για τις μεγάλες επιχειρήσεις με εκτεταμένες ανάγκες, ένας εσωτερικός dpo μπορεί να είναι η σωστή επιλογή. Ωστόσο, για την πλειοψηφία των επιχειρήσεων που αναζητούν την καλύτερη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας και εγγυημένη εξειδίκευση, το μοντέλο DPO as a Service είναι η βέλτιστη λύση. Αναζητάτε μια ευέλικτη λύση προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας; Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε πώς οι υπηρεσίες DPO μπορούν να θωρακίσουν την επιχείρησή σας.

Πώς να επιλέξετε τον κατάλληλο DPO για την επιχείρησή σας

Η επιλογή του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) δεν είναι απλώς η κάλυψη μιας νομικής υποχρέωσης. Είναι μια στρατηγική απόφαση που διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας, προστατεύει τη φήμη της και χτίζει σχέσεις εμπιστοσύνης με τους πελάτες σας. Η επιλογή του κατάλληλου προσώπου, είτε εσωτερικού είτε εξωτερικού συνεργάτη, απαιτεί προσεκτική αξιολόγηση συγκεκριμένων προσόντων και χαρακτηριστικών.

Απαραίτητα προσόντα και γνώσεις

Ένας αποτελεσματικός DPO συνδυάζει νομική επάρκεια με τεχνική κατανόηση. Πέρα από τις πιστοποιήσεις, αναζητήστε έναν επαγγελματία που διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία και τις παρακάτω δεξιότητες:

• Εξειδικευμένη γνώση: Άριστη γνώση του GDPR και της σχετικής εθνικής νομοθεσίας (π.χ. Ν. 4624/2019), καθώς και των κατευθυντήριων γραμμών της Αρχής Προστασίας Δεδομένων.
• Τεχνική κατανόηση: Βασική αντίληψη των συστημάτων πληροφορικής, της ασφάλειας δικτύων και των διαδικασιών διαχείρισης δεδομένων που εφαρμόζει η εταιρεία σας.
• Επικοινωνιακή ικανότητα: Ικανότητα να «μεταφράζει» σύνθετους νομικούς και τεχνικούς όρους σε απλές, κατανοητές οδηγίες για όλα τα τμήματα της επιχείρησης, από το Διοικητικό Συμβούλιο μέχρι το προσωπικό πρώτης γραμμής.

Αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων

Ένα από τα πιο κρίσιμα σημεία που ορίζει ο GDPR είναι η ανεξαρτησία του DPO. Ο ρόλος του είναι ελεγκτικός. Για τον λόγο αυτό, δεν μπορεί να ανατεθεί σε στελέχη που καθορίζουν τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας των δεδομένων. Θέσεις όπως ο CEO, ο Διευθυντής Πληροφορικής (Head of IT), ο Διευθυντής Marketing ή ο Οικονομικός Διευθυντής δημιουργούν προφανή σύγκρουση συμφερόντων, καθώς θα καλούνταν να ελέγξουν τις δικές τους αποφάσεις. Η εξωτερική ανάθεση των υπηρεσιών dpo σε έναν εξειδικευμένο σύμβουλο εξαλείφει αυτόματα αυτό το πρόβλημα, διασφαλίζοντας την απαραίτητη αμεροληψία.

Η διαδικασία επιλογής και ορισμού

Η επιλογή του σωστού συνεργάτη απαιτεί μια δομημένη προσέγγιση. Κατά τη διαδικασία, μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις σχετικά με την εμπειρία του υποψηφίου σε παρόμοιους κλάδους, τον τρόπο διαχείρισης ενός περιστατικού παραβίασης δεδομένων ή τις μεθόδους που χρησιμοποιεί για την εκπαίδευση του προσωπικού. Αφού καταλήξετε, ο ορισμός πρέπει να γνωστοποιηθεί επίσημα στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ). Η διαδικασία αυτή εδραιώνει τη συμμόρφωση και παρέχει ένα επίσημο σημείο επαφής για τις αρχές και τα υποκείμενα των δεδομένων. Χρειάζεστε βοήθεια στην επιλογή; Οι σύμβουλοί μας είναι στη διάθεσή σας για να βρούμε μαζί την ιδανική λύση για την επιχείρησή σας.

Ο DPO ως Στρατηγικός Σύμμαχος για την Ασφάλεια και την Ανάπτυξη

Ο ρόλος του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων υπερβαίνει κατά πολύ μια απλή νομική υποχρέωση. Είναι μια επένδυση στην ασφάλεια, την εμπιστοσύνη και τη φήμη της επιχείρησής σας. Όπως αναλύσαμε, η κατανόηση των αρμοδιοτήτων του και η σωστή αξιολόγηση για το αν χρειάζεστε εσωτερικό ή εξωτερικό συνεργάτη, αποτελούν κρίσιμες αποφάσεις. Η επιλογή του κατάλληλου dpo θωρακίζει την εταιρεία σας απέναντι σε κινδύνους και πρόστιμα, χτίζοντας παράλληλα μια σχέση διαφάνειας με τους πελάτες σας.

Η συμμόρφωση με τον GDPR δεν χρειάζεται να είναι ένα περίπλοκο ταξίδι. Στη Distemicha, η εξειδικευμένη ομάδα μας σε θέματα GDPR συνδυάζει τη νομική τεχνογνωσία με ολοκληρωμένες λύσεις πληροφορικής και στρατηγική συμβουλευτική για να σας καθοδηγήσει σε κάθε βήμα. Είστε έτοιμοι να διασφαλίσετε την επιχείρησή σας και να κάνετε το επόμενο βήμα στην ψηφιακή εποχή με σιγουριά;

Συζητήστε με έναν ειδικό για τις ανάγκες συμμόρφωσης της επιχείρησής σας.

Συχνές Ερωτήσεις για τον DPO

Μπορεί ο Υπεύθυνος IT της εταιρείας μου να είναι και DPO;

Η ανάθεση του ρόλου του DPO στον Υπεύθυνο IT δημιουργεί σχεδόν πάντα σύγκρουση συμφερόντων. Ο IT Manager αποφασίζει για τα μέσα και τις μεθόδους επεξεργασίας δεδομένων, ενώ ο DPO πρέπει να ελέγχει ανεξάρτητα τη νομιμότητα αυτών των διαδικασιών. Ο GDPR απαιτεί ο DPO να λειτουργεί χωρίς εντολές. Παρότι δεν απαγορεύεται ρητά, οι εποπτικές αρχές αποθαρρύνουν έντονα αυτή την πρακτική, καθώς υπονομεύει την αντικειμενικότητα που είναι απαραίτητη για τον ρόλο.

Ποια είναι τα πρόστιμα αν δεν ορίσω DPO ενώ είμαι υποχρεωμένος;

Η μη συμμόρφωση με την υποχρέωση ορισμού DPO επισύρει αυστηρά διοικητικά πρόστιμα. Σύμφωνα με τον GDPR, το πρόστιμο μπορεί να φτάσει έως και τα 10 εκατομμύρια ευρώ ή το 2% του συνολικού παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών της επιχείρησης για το προηγούμενο οικονομικό έτος, όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο. Η επένδυση στη συμμόρφωση είναι σαφώς προτιμότερη από το ρίσκο μιας τέτοιας οικονομικής κύρωσης που μπορεί να αποβεί καταστροφική.

Ένα μικρό e-shop χρειάζεται DPO;

Ένα μικρό e-shop συνήθως δεν υποχρεούται να ορίσει DPO, εκτός αν η κύρια δραστηριότητά του περιλαμβάνει μεγάλης κλίμακας επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων (π.χ. προϊόντα υγείας) ή συστηματική παρακολούθηση ατόμων (π.χ. προηγμένο profiling). Ωστόσο, κάθε e-shop διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα και οφείλει να συμμορφώνεται με τον GDPR. Η πρόσβαση σε συμβουλευτικές υπηρεσίες τύπου DPO είναι μια έξυπνη κίνηση για την αποφυγή λαθών και την οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες.

Πόσο κοστίζει μια εξωτερική υπηρεσία DPO;

Το κόστος για μια εξωτερική υπηρεσία DPO (DPO as a Service) στην Ελλάδα ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας και την πολυπλοκότητα των δεδομένων που διαχειρίζεται. Για μια μικρομεσαία επιχείρηση, το μηνιαίο κόστος μπορεί να ξεκινά από 200€ – 300€ και να αυξάνεται ανάλογα με τις απαιτούμενες ώρες ενασχόλησης. Μεγαλύτεροι οργανισμοί με πιο σύνθετες ανάγκες μπορεί να χρειαστούν έναν προϋπολογισμό που ξεπερνά τα 1.000€ μηνιαίως για ολοκληρωμένη υποστήριξη.

Ποιο είναι το πρώτο βήμα για τη συμμόρφωση με τον GDPR;

Το απολύτως πρώτο και θεμελιώδες βήμα για τη συμμόρφωση με τον GDPR είναι η χαρτογράφηση δεδομένων (data mapping). Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει την καταγραφή όλων των προσωπικών δεδομένων που συλλέγει, επεξεργάζεται και αποθηκεύει η εταιρεία σας. Πρέπει να γνωρίζετε τι δεδομένα έχετε, πού βρίσκονται, για ποιο σκοπό τα χρησιμοποιείτε και ποιος έχει πρόσβαση. Αυτή η ανάλυση αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο πάνω στον οποίο χτίζονται όλες οι υπόλοιπες διαδικασίες συμμόρφωσης.

Ο DPO είναι προσωπικά υπεύθυνος σε περίπτωση παραβίασης;

Όχι, ο DPO δεν φέρει προσωπική ευθύνη για τη μη συμμόρφωση της εταιρείας με τον GDPR. Υπεύθυνος έναντι του νόμου είναι πάντα ο οργανισμός (ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας ή ο Εκτελών την Επεξεργασία). Ο ρόλος του DPO είναι συμβουλευτικός και εποπτικός, όχι εκτελεστικός. Σκοπός του είναι να ενημερώνει, να συμβουλεύει και να παρακολουθεί τη συμμόρφωση, αλλά η τελική ευθύνη για την εφαρμογή των κανόνων παραμένει στην ίδια την επιχείρηση.